社団法人
調査票のチェックが自動化され、作業時間、負荷が軽減
業務内容
◆各会員企業(約130社)に毎年、企業調査票(4種類)を送付している。
・Exce(エクセル)l形式で送付
◆各企業はそのExce(エクセル)に自社の情報を記入して返信する。
・企業によっては数十枚(シート)返却されてくる
担当者はこのExce(エクセル)を目視でチェック
・記入漏れ、間違えがないか。前年度との比較で突出した項目はないか
◆不明な点、おかしな点があれば会員企業に連絡する。
・必要に応じて修正後、再送信していただく。又は自分で調査票を修正する
・返信されてこない企業に催促の連絡を入れる。
◆全会員企業の企業調査票が揃ったら、手作業で一覧表(Excel定型レポート)を作成する。
・カット＆ペーストで作成
・目視でチェック
・業界誌に載せるため提出
問題点
◆担当者が目視で大量の企業調査票(EXCEL)のチェックを行っているので、大幅に時間がかかっている。
→作業負荷が大きい。
◆担当者が手作業(カット＆ペースト)で一覧表(Excel定型レポート)を作成しているので、間違えもしばしば発生しており時間がかかっている。
→作業負荷が大きい。情報の品質の低下。
◆情報のデータベース化(一元管理)がされていない。企業調査票のEXCELシートを各個人で所有している場合もあり、過去データの所在が曖昧。
→過去データの二次利用、分析、データの有効活用ができない。
問題点解決に向け実施した施策
ExcelのVBA機能を使って各処理の操作画面を作成した(処理の自動化)。
・異なるEXCELフォーマットの企業調査票のデータベースへの取込み機能
・返信されてきた企業調査票のチェック、及びチェックリスト出力機能
・一覧表(Excel定型レポート)自動作成機能
・格納データをCSV形式で出力する機能
・データメンテナンス機能
導入効果
◆目視で行なっていた調査票のチェックが自動化され、結果がリスト出力されるようになったので、作業時間、負荷の軽減。また担当者ごとのチェックのバラつきがなくなった。
(平均１時間の作業→５分に短縮)
◆手作業で作成していた一覧表(Excel定型レポート)をボタン一つで自動作成。
(平均２時間の作業→１分に短縮)
◆メンテナンス画面にて簡単にデータ修正。
◆情報共有、データの二次活用が行なえるようになった。
